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Office Manager Freelance, les avantages économiques
95% des Office Manager sont des femmes et en étant également une, j'ai donc volontairement féminisé ce terme dans cet article, pour plus de simplicité.
Rattachée au directeur général ou au chef d’entreprise, elle est son bras,
un des piliers de l’entreprise.
Une office manager est chargée de la gestion globale des activités liées au bureau, en se concentrant généralement sur des résultats spécifiques, comme l’amélioration des délais, l’augmentation du chiffre d’affaires ou des ventes. Dans certaines entreprises, elle peut être amenée à superviser ou gérer une équipe.
Elle est en contact régulier avec des acteurs externes et internes, et peut participer au recrutement et à la formation des employés.
J’associe l’office manager au
couteau-suisse de l’entreprise.
De ce fait, toute entreprise, quelle que soit sa taille, a grand intérêt à avoir recourt à une office manager.
SOMMAIRE
- Le rôle de l'office manager freelance
- Dans quels cas avoir recours à une office manager freelance ?
- Un budget réduit et des profits augmentés
- Quel tarif pour une office manager freelance ?
Optez pour une office manager freelance,
quels avantages ?
Le rôle de l'office manager freelance
L’office manager gère principalement la gestion administrative globale et les ressources (humaines et matérielles) de l'entreprises.
Elle décharge le chef d'entreprise de certaines tâches, afin qu’il soit centré sur l'aspect stratégique, managérial et du développement commercial de son poste.
Son rôle inclut souvent des responsabilités telles que :
- Ressources humaines
- Recrutement
- Gestion de risques
- Comptabilité (attention aux indépendantes, qui ne peuvent pas effectuer des tâches purement comptables
- Cartographie des processus métiers
- Gestion des évènements
- Facility management
- Gestion documentaire
- Gestion des contrats
- Système de gestion d'informations
- Sécurité et santé au travail
- Paie
- Culture d'entreprise
- Gestion de projet
- Achat et gestion fournisseur
- Ventes et marketing
La gestion de bureau est une profession qui implique la conception, la mise en œuvre, l'évaluation et la maintenance du processus de travail, afin de maintenir et d'améliorer l'efficacité et la productivité.
Le métier d'office manager est centré sur l'organisation interne et externe du bureau et des ressources humaines.
Le métier d'office manager étant apparu depuis peu en France, il n'y a pas de synonyme qui rende compte des mêmes fonctions.
Les métiers, souvent associés, mais toutefois différents sont :
- Assistant / Assistante polyvalent.e
- Secrétaire-assistant
- Assistant RH
- Assistant de formation
- Assistant / Assistante de direction
- Assistant / Assistante de manager
- Attaché / Attachée de direction
- Secrétaire de direction
Dans quels cas avoir recours à une office manager freelance ?
Une grande entreprise peut assumer les salaires et les charges sociales nécessaires pour employer un office manager en CDI ou CDD (temps plein ou temps-partiel).
Pourtant, les TPE et les PME en ont tout autant besoin, si ce n'est plus, pour leur permettre de se développer. Elles en ont davantage besoin, dans le sens où, en tant que petites entreprises, le dirigeant a déjà de multiples tâches à effectuer (stratégie, prospection, communication interne et externe, comptabilité, relation-client, tâches administratives courantes ...). De ce fait, le gain de temps apporté par une assistante administrative indépendante est indispensable et précieux.
Faire appel aux services d'une office manager freelance s'avère un choix pertinent pour se dégager du temps et se consacrer à ses missions principales et ses priorités.
Différentes raisons peuvent pousser le chef d'entreprise à opter pour une office manager freelance :
- Pour une gestion administrative moins contraignante
- Pour vous consacrer à votre cœur de métier et faire prospérer votre entreprise
- Parce que vous n’avez pas le budget pour embaucher un salarié
- Pour alléger le travail de vos collaborateurs
- Pour pallier l'absence temporaire de votre assistante
- Pour faire face à un surcroît d'activité
Déléguer toute ou une partie de la gestion administrative permet au dirigeant d’être davantage disponible pour exercer ses talents sur le terrain, développer ses ventes, visiter de nouveaux prospects et augmenter son chiffre d'affaires. En bref, se consacrer à son cœur de métier.
En outre, l'office manager freelance est aussi compétente et polyvalente que son homonyme en CDI dans toutes les tâches attribuées au poste, sans alourdir les charges annuelles, déjà trop importantes, des TPE et des PME.
À la fois assistante, comptable, chargée des ressources humaines, responsable administrative, … elle intervient là où on a besoin d’elle. Amenée à avoir à faire à de nombreux intervenants, ses compétences soft skills et hard skills lui permettent de planifier et d'organiser sa mission en fonction des clients, des collaborateurs, des fournisseurs et de tout autre interlocuteur de l'entreprise.
Vous vous demandez si une office manager peut rédiger vos contenus web ? Je vous invite à lire cet article.
Un budget réduit et des profits augmentés
Le temps économisé par l'intervention d'un office manager freelance permettant une meilleure efficacité du dirigeant sur le terrain, les ventes ne peuvent qu'augmenter. Ainsi, le tarif de ses prestations entre dans tous les budgets, et est justifié par l'augmentation des bénéfices.
De part sa polyvalence et son autonomie, un dirigeant peut faire appel à ses services sur un secteur bien précis, comme il peut lui laisser la gestion globale, en particulier quand son activité l'oblige à faire des déplacements réguliers tout au long de l'année.
Quoi qu'il en soit, elle immobilise moins de charges sociales et permet aux TPE et PME de s'offrir les bénéfices de ses interventions à l'instar des grandes entreprises.
C'est un domaine où la fidélité paye puisque faire appel systématiquement au même office manager freelance permet de gagner encore plus de temps. Au fur et à mesure des missions que vous lui confiez, elle apprend à vous connaître ainsi que vos équipiers, votre produit, votre stratégie et vos objectifs.
Vous l’aurez compris, faire appel à une assistante administrative indépendante ou office manager freelance, vous confère un avantage indéniable que ce soit en matière de coûts ou de flexibilité, pour une mission ponctuelle ou régulière. Vous réglez uniquement les prestations effectuées.
Vous maitrisez votre budget et développez votre activité !
Quel tarif pour une office manager freelance ?
La fonction d’office manager requiert une grande polyvalence, une capacité d’adaptation et une grande autonomie, au-delà de ses compétences professionnelles.
Comme tout indépendant, une office manager freelance fixe elle-même ses tarifs, il n’existe donc pas de grille tarifaire commune pour chaque assistante administrative indépendante.
Les tarifs varient en fonction :
- De son expertise : juridique, Ressources humaines, BTP, commerciale, comptable, … ;
- Des ses compétences professionnelles : diplômes, certification, … ;
- De son ancienneté ;
- Du lieu de la prestation : à distance ou sur site ;
- De l’urgence de la prestation.
Cependant pour vous donner une fourchette de prix, le coût horaire pour une prestation à distance est, en moyenne, compris entre 25 € et 50 €.
Pour une prestation sur site, les tarifs varient entre 35 et 55 € par heure, exit les frais de déplacement.
Mais, cela dépend, encore une fois, du choix du prestataire.
Gardez à l’esprit, qu’en règle générale, les négociations sont possibles selon vos besoins.
Sur le marché français, des majorations sont possibles :
- Entre 15% et 50%, pour des missions à réaliser sous 24 h/48 h, le week-end et les jours fériés ;
- Environ 20% en fonction de l’expertise demandée par l’entreprise.
Pour une prestation d’une journée, les prix peuvent varier entre de 175 € à 385 €.
Concernant la facturation, il y a différentes possibilités :
- Une facturation au forfait
À titre d’exemple, le traitement de 5 dossiers stagiaires sera fixé à 150 €, peut importe le temps passé.
- Une facturation à l’heure
Pour le traitement de 5 dossiers stagiaires, vous règlerez le temps passé. Si vous fixez une limite de temps ou un budget maximal, et que votre office manager n’a pas terminé, elle vous en fera part, puis vous statuerez ensuite sur la marche à suivre.
Toutes les office managers sont différentes, de part leurs compétences professionnelles, leurs parcours, leurs personnalité, etc. Pour une collaboration efficace, les deux éléments clés sont la communication et la confiance. Échanger et partager pour trouver l’office manager qui vous secondera dans votre gestion quotidienne. Cela demande un investissement en temps, mais pour avoir plus de temps.
Vous avez besoin d'une office manager ?
N'hésitez pas à me contacter pour échanger sur vos besoins.
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